Factures impayées : comment protéger votre trésorerie et limiter les pertes ?

Une facture émise ne signifie pas nécessairement une facture encaissée. Pour les indépendants et les entreprises, les retards de paiement peuvent rapidement fragiliser la trésorerie, particulièrement lorsque les montants concernés deviennent importants.

Heureusement, la législation belge prévoit plusieurs mécanismes permettant de récupérer les sommes dues ou, lorsque cela devient impossible, d’en limiter les conséquences financières et fiscales.

Encore faut-il agir au bon moment et connaître les règles applicables.

Des délais de paiement strictement encadrés

Dans les relations commerciales entre entreprises (B2B), le délai légal de paiement est généralement de 30 jours calendrier lorsqu’aucun délai particulier n’a été convenu.

Les parties peuvent prévoir contractuellement un autre délai, mais celui-ci ne peut, en principe, pas dépasser 60 jours calendrier.

Lorsqu’un client professionnel ne respecte pas l’échéance, des intérêts de retard peuvent être réclamés automatiquement, sans mise en demeure préalable.

Pour le second semestre 2026, le taux légal applicable aux retards de paiement dans les transactions commerciales est fixé à 10,5 % par an.

Le créancier bénéficie également, en principe, d’une indemnité forfaitaire de 40 euros destinée à couvrir les frais de recouvrement, sans préjudice d’autres frais raisonnables pouvant être réclamés conformément à la législation.

Ces dispositions constituent un moyen de pression supplémentaire pour encourager le respect des échéances.

Réagir rapidement avant que la situation ne se dégrade

Lorsqu’une facture reste impayée, la première démarche consiste généralement à contacter le client.

Un oubli administratif, une facture égarée ou une difficulté temporaire de trésorerie peuvent parfois expliquer le retard.

Si cette première intervention reste sans résultat, une mise en demeure formelle permet de rappeler les obligations du débiteur et de fixer un dernier délai de paiement.

Il est essentiel de conserver les factures, les échanges de courriels, les rappels et les éventuelles reconnaissances de dette.

Ces documents pourront être déterminants si une procédure de recouvrement devient nécessaire.

Récupérer une créance sans passer devant le tribunal

Depuis 2016, les entreprises belges disposent d’une procédure spécifique de recouvrement des créances incontestées (RCI).

Cette procédure permet, sous certaines conditions, de récupérer une dette professionnelle sans devoir engager immédiatement une procédure judiciaire classique.

Elle nécessite l’intervention d’un avocat et d’un huissier de justice.

Le débiteur dispose d’un mois pour réagir à la sommation de paiement.

S’il conteste valablement la créance, cette procédure prend fin et le différend devra, le cas échéant, être soumis au tribunal.

En revanche, en l’absence de contestation ou de paiement, la procédure peut aboutir à l’obtention d’un titre exécutoire permettant un recouvrement forcé.

Cette possibilité concerne les créances entre entreprises et ne s’applique pas aux dettes privées des consommateurs.

Une facture impayée peut aussi avoir des conséquences fiscales

Lorsqu’une entreprise estime qu’elle risque de ne jamais récupérer une facture, elle doit examiner son traitement comptable.

Deux situations doivent être distinguées.

La créance douteuse

Le paiement reste possible, mais son recouvrement est devenu incertain.

L’entreprise peut alors comptabiliser une réduction de valeur correspondant à la perte estimée.

Cette réduction peut également être admise fiscalement lorsque les conditions légales sont respectées, notamment lorsque le risque de perte est précisément identifié et justifié.

La créance définitivement irrécouvrable

Lorsque la perte devient certaine et définitive, la créance peut être comptabilisée en perte.

Cette perte est en principe fiscalement déductible, à condition de pouvoir démontrer son caractère définitif.

La simple absence de paiement ne suffit donc pas à considérer automatiquement une facture comme irrécouvrable.

Et la TVA déjà versée ?

C’est un élément souvent négligé.

Une entreprise peut avoir facturé une prestation, déclaré la TVA correspondante et versé cette taxe à l’administration, alors que son client n’a jamais payé.

Lorsque les conditions légales sont réunies, la TVA relative à une créance définitivement perdue peut être récupérée.

Certaines situations, notamment la faillite du débiteur, font l’objet de règles particulières.

Il est donc important de vérifier les justificatifs nécessaires et le moment auquel le droit à restitution prend naissance.

Attention aux délais de prescription

Contrairement à une idée répandue, toutes les factures ne se prescrivent pas après cinq ans.

En Belgique, le délai général de prescription des créances contractuelles entre entreprises est de 10 ans.

Des délais plus courts existent toutefois pour certaines catégories de dettes, notamment les créances périodiques.

Il faut également savoir qu’un simple rappel de paiement n’interrompt généralement pas la prescription.

Attendre trop longtemps peut donc compromettre définitivement les possibilités de recouvrement.

Les particuliers bénéficient d’une protection supplémentaire

Les règles sont différentes lorsque le débiteur est un consommateur.

Depuis septembre 2023, la législation encadre plus strictement le recouvrement amiable des dettes des particuliers.

Le premier rappel doit notamment être gratuit et un délai légal de 14 jours doit être respecté avant de pouvoir réclamer certaines indemnités.

Les intérêts et indemnités sont également plafonnés.

Une entreprise qui facture aussi bien des professionnels que des particuliers doit donc adapter ses conditions générales et ses procédures de recouvrement.

Mieux vaut prévenir que devoir récupérer

Le meilleur moyen de limiter les impayés reste une gestion rigoureuse des comptes clients.

Des conditions générales adaptées, des échéances clairement définies, un suivi régulier des paiements et des rappels rapides permettent de réduire considérablement les risques.

L’automatisation du suivi des factures peut également contribuer à identifier plus rapidement les retards et à éviter que certaines créances ne soient oubliées.

Une facture impayée n’est pas nécessairement une facture perdue. Mais plus une entreprise tarde à réagir, plus ses chances de récupérer son argent risquent de diminuer.

Votre expert-comptable peut vous accompagner dans l’évaluation des créances douteuses, leur traitement fiscal et la récupération éventuelle de la TVA.